Office 365 l’atout agilité des PME et des TPE

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« L’informatique idéale fait gagner en agilité et surtout, se fait oublier… ». C’est précisément ce que cherche le responsable informatique de cette PME : donner aux collaborateurs de l’entreprise les moyens d’exercer efficacement leur métier et se libérer le plus possible des contraintes d’exploitation des infrastructures informatiques.

L’entreprise dispose de plusieurs sites et ses forces de vente, itinérantes, sont réparties sur l’ensemble du territoire français.

Les objectifs du responsable informatique sont clairs : simplifier la gestion du parc, assurer la disponibilité optimale des ressources, sécuriser les données et rationaliser les coûts.

 

Simplifier la gestion du parc

Comme dans beaucoup d’entreprises, le parc de postes de travail est hétérogène. Dans le cas présent, il est également partiellement obsolète. L’inventaire met en évidence des machines toujours sous Windows XP et d’autres sous Windows 7. Certaines sont équipées d’un pack Microsoft Office 2007 et d’autres plus récentes d’un Office 2013.

Les utilisateurs accèdent à une messagerie externalisée POP / SMTP. Elle permet simplement l’envoi et la réception de messages et propose un simple agenda personnel.

Les cadres dirigeants, les managers, les commerciaux et certains techniciens sont équipés de smartphones. Là aussi, la flotte est hétérogène. Les cadres dirigeants sont équipés d’iPhone iOS et les salariés d’appareils Androïd. Le smartphone permet, entre autres, aux collaborateurs de se connecter à leur messagerie. Quelques tablettes sont confiées aux techniciens pour accéder à leur application métier.

Il est question de renouveler une partie des postes de travail et de mettre à niveau le reste du parc. Nous étudions donc une solution permettant de traiter à la fois les questions liées aux licences OS et logiciels, à la mobilité et à la sécurité ; le tout en respectant les contraintes budgétaires du client.

Pour répondre à ces différentes exigences, il faut une solution à la fois riche fonctionnelle, fiable et souple. L’offre Office 365 se prête bien à cet exercice.

Grâce à la souplesse de l’offre Office 365, nous optons pour un mix entre différents types de licences :

– Les machines existantes sous Windows 7 et Office 2010 sont équipées d’Office 365 Business Essential. Grâce à cette version d’Office 365, chaque poste peut accéder en ligne à Office Online, à la messagerie (50 Go), à l’espace de stockage 1 To et de partage de fichiers et à la solution de vidéoconférence HD.

– Les nouvelles machines sont équipées d’Office 365 Business Premium. A la différence avec Office 365 Business Essential, Office 365 Business Premium permet d’installer les outils Office sur 5 dispositifs (PC / Mac, tablettes, smartphones). Ainsi, l’utilisateur dispose de tous les outils Office 365 pour travailler connecté ou non et récupérer ses données quel que soit le dispositif sur lequel il travaille.

Grâce à la console d’administration Office 365 et à la mise à jour automatique des logiciels et services, le responsable informatique n’a plus qu’à piloter la distribution des services aux utilisateurs sans courir derrière eux.

 

Assurer la disponibilité optimale des ressources et sécuriser les données

Microsoft garantit 99,9% de disponibilité de ses applications et de ses services ainsi que la protection de vos données dans des centres d’hébergement hautement sécurisés en Europe (prochainement en France). Certes, vous n’êtes pas à l’abri d’un coup de pelle malencontreux sur la fibre qui dessert votre quartier et qui bloquerait l’activité de bon nombre d’usagers. Grâce à One Drive, vous pouvez toujours travailler en mode déconnecté avant de retrouver la connexion et de synchroniser vos données.

Grâce au service Exchange Online, vos collaborateurs ont accès à leur messagerie à tout moment et depuis n’importe quel dispositif y compris mobile. L’avantage : les mails sont stockés et sécurisés ailleurs que sur les postes de travail. En plus, vous bénéficiez des fonctionnalités d’agendas partagés qui facilitent la planification des réunions et la gestion des plannings d’équipes.

Grâce au service Skype Entreprise, vous pouvez désormais organiser vos réunions sans obliger vos collègues distants à se déplacer. Non seulement vous allez gagner du temps mais en plus, vos collègues vous en remercieront.

 

Rationaliser les coûts

Faire le choix de services externalisés comme Office 365, c’est changer de stratégie. L’abonnement à ce service, au coût maîtrisé et prévisible, permet de ne plus penser investissements informatiques mais budget d’exploitation.

De plus en plus de PME optent pour la simplicité et externalisent une partie de leur informatique. La messagerie est le premier outil concerné par cette mesure. Nous sommes fréquemment interrogés pour accompagner les entreprises dans cette démarche. Je vous invite à lire le billet « Tous les chemins peuvent mener à Office 365 » de Stéphane NORMAND, notre responsable technique au sujet de la migration vers Office 365.

 

Office 365 facilite le travail des petits entrepreneurs

Consultante depuis de nombreuses années au sein d’une société de conseil, Madame M. décide de voler de ses propres ailes et de créer sa petite entreprise.

Dans ces métiers de service et de conseil, les clients entretiennent une relation privilégiée avec la personne qui les accompagne tout au long de l’année et qui connaît leur activité ; relation bien plus étroite qu’avec l’entreprise qui leur a vendu la prestation.

Pour l’aider à lancer son activité, l’employeur de Madame M. lui confie quelques-uns des comptes qu’elle suit depuis un certain nombre d’années et lui accorde la possibilité de conserver ses dossiers (emails, carnet d’adresses et documents).

Une fois toutes les démarches de création d’entreprise achevées, Madame M. est prête à poursuivre son activité à son compte.

Pour être totalement opérationnelle, il lui faut s’équiper de quelques outils informatiques compatibles avec ceux utilisés par ses clients et partenaires : suite bureautique, messagerie et agenda professionnels (nom de domaine propre), stockage de fichiers. Madame M. intervient régulièrement chez ses clients. Elle doit pouvoir accéder à ses outils de travail depuis n’importe où et depuis n’importe quel équipement mobile à sa disposition (son ordinateur portable, sa tablette et son smartphone) et pouvoir également partager des fichiers volumineux avec ses clients.

Pour répondre à l’ensemble de ses besoins, nous installons Office 365 Business Premium. Cette version d’Office 365 lui permet d’installer la suite bureautique Office, la messagerie et l’agenda Outlook, le stockage et le partage de fichiers One Drive sur l’ensemble de ses équipements et de travailler en toute circonstance ; connectée ou non à internet.

Nous procédons à la migration et à la récupération dans un format compatible Office 365 de l’intégralité du contenu de son ancienne boîte mails et de son carnet d’adresses (Lotus Domino Notes 8.5.1).

Cela fait un an que Madame M. vole de ses propres ailes. Son activité a bien démarré et elle est satisfaite du niveau de productivité que lui offre Office 365.

Pour se libérer des tâches administratives et des prises de rendez-vous, elle a fait appel à une personne qui travaille quelques heures pour elle chaque semaine. Nous avons installé Office 365 sur son poste. Désormais, elles partagent l’agenda et les fichiers. Grâce aux fonctionnalités de co-édition offerts par Office 365, elles travaillent sur les mêmes documents et suivent leurs révisions en temps réel leur permettant de répondre rapidement aux demandes des clients.

 

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Notre monde bouge… de plus en plus vite. Dans ce contexte, s’adapter et réagir rapidement est non seulement un atout mais qui plus est, un impératif en matière de compétitivité. En créant Office 365, Microsoft a imaginé une solution pour aider les entreprises de toute taille et leurs acteurs à faire face à ces nouvelles exigences. Qui et où que vous soyez, bonne lecture ! Alain LEROY Président Directeur Général de CERIEL